Excelの顧客管理は、飼い主とペットを分けるところから始めます。

三つの表に分ける

一枚の表へすべて入れると、複数ペットや来店履歴が増えた時に重複します。飼い主台帳、ペット台帳、来店履歴を分け、それぞれに重複しない管理番号を付けて紐づけます。

• 飼い主台帳
• ペット台帳
• 来店履歴

検索に使う項目を統一する

電話番号、ペット名、犬種、前回来店日、担当、次回来店目安など、後から絞り込む項目は列を分けます。注意点を一つの長い文章にせず、アレルギー、苦手な作業、仕上がり希望を分けると確認しやすくなります。

写真は命名ルールを決める

Excelへ大量の写真を直接貼るとファイルが重くなります。写真は顧客番号・ペット番号・来店日を含む名前でフォルダへ保存し、表にはリンクを置きます。共有先と削除ルールも決めておきます。

共有とバックアップを分けて考える

クラウド上で共有しても、誤削除や上書きへの備えは別に必要です。編集できる人を絞り、変更履歴を確認できる場所へ置き、定期的に別の保存先へバックアップします。共通パスワードの利用は避けます。

移行する基準を数字で決める

前回情報を探す時間、予約台帳への二重入力、写真リンク切れ、同時編集の衝突が毎週発生するようになったら移行を検討します。専用システムへ移す時は、未来の予約がある顧客から必要項目だけを登録します。